A gestão de cobranças em escolas particulares é uma estratégia fundamental para garantir a saúde financeira da instituição.
De uma forma ou outra, a inadimplência sempre faz parte da realidade dos colégios brasileiros. A questão é: como a sua instituição lidará com isso?
Não importa se sua instituição já possui uma gestão de cobranças em escolas particulares ou não: continue lendo esse conteúdo! As dicas abaixo vão te ajudar a criar e melhorar sua estratégia.
Boa leitura!
Como funciona a gestão de cobranças em escolas particulares?
A gestão de cobranças em escolas particulares é a administração dos pagamentos das mensalidades. Trata-se um sistema para evitar a criação e acúmulo de dívidas das famílias dos estudantes com a instituição.
Para isso, adota-se uma série de estratégias para cobrar os pais de maneira eficiente e, ao mesmo tempo, respeitosa.
Qual a importância da gestão de cobranças em escolas particulares?
Desde o início do ano, as instituições de ensino realizam uma organização financeira, considerando o número de alunos matriculados e todas as despesas necessárias para que o aluno letivo chegue ao fim.
Nesse planejamento, as despesas e rendimentos líquidos da escola são separados, proporcionando aos donos e investidores um retorno mensal sobre aquele negócio, ao mesmo tempo em que garante uma quantia necessária para cobrir os custos.
Quando uma parcela dos alunos deixa de pagar as mensalidades, toda essa organização é prejudicada, fazendo com que a instituição desvie parte dos rendimentos para cobrir as despesas.
Caso essa inadimplência não seja combatida, não apenas os índices de alunos devedores podem aumentar, como também o faturamento da escola vai ser completamente prejudicado.
Como resultado, a qualidade dos serviços fornecidos cairá, pois a instituição precisará realizar cortes no orçamento.
Por outro lado, ao adotar gestão de cobranças em escolas particulares, todo esse cenário caótico pode ser evitado, garantindo a qualidade do ensino e a rentabilidade da sua escola.
7 dicas para melhorar a gestão de cobranças
Sua escola já possui uma gestão de cobranças em escolas particulares, mas não alcança bons resultados? Ou, ainda não possui essa estratégia, mas não sabe como implementá-la?
Descubra tudo isso com as dicas abaixo:
1. Crie roteiros de cobrança
Uma cobrança feita da forma errada pode gerar conflitos e danos irreparáveis no relacionamento da sua escola com a família — podendo até mesmo prejudicar a imagem da instituição com os demais pais.
A melhor forma de evitar isso é criando um roteiro para as cobranças, que deve ser seguido pelo profissional responsável pelo contato.
Nesse roteiro, sua instituição deve adotar uma posição empática (demonstrando que entende o lado da família) e, claro, evitar insultos durante toda a conversa.
Dica: antes de realizar a cobrança, descubra qual o responsável financeiro da mensalidade do aluno e escolha um horário conveniente para fazer esse contato. Essas informações devem ser cadastradas na matrícula.
2. Ofereça descontos para os adimplentes
Além de conter estratégias para cobrar os inadimplentes, sua gestão de cobranças em escolas particulares também deve possuir formas preventivas.
Uma dessas é oferecer desconto ou bonificações às famílias que pagarem as mensalidades até o prazo de vencimento.
Atenção: antes de divulgar essas premiações, analise com calma o planejamento financeiro da instituição, verificando se essa estratégia não vai prejudicar na organização do negócio.
Afinal, seu objetivo é garantir que a escola possua, ao final do mês, o dinheiro necessário para cobrir todas as despesas sem desviar os rendimentos — não gerar ainda mais problemas financeiros.
3. Automatize o processo de cobrança
No mercado você encontra vários softwares de gestão de cobranças em escolas particulares, que oferecem um serviço completo e automatizado.
Além de cobrar os alunos inadimplentes, essa ferramenta também facilita o acesso aos boletos e até mesmo avisa com antecedência do dia do pagamento.
Outra vantagem dessas plataformas é a centralização das informações de todos os alunos, facilitando o acompanhamento da adimplência de cada um — caso você deseje adotar a estratégia de premiações, essa ferramenta será fundamental.
Ah! Os relatórios gerados pelo software também ajudam na tomada de decisões, fornecendo dados de desempenho de cada estratégia.
Assim, caso alguma tática esteja apresentando resultados baixos, será mais fácil identificá-la e substituí-la por outra mais eficiente.
4. Esteja aberto a negociações
Durante a pandemia, 3,3 milhões de brasileiros perderam seus empregos, provocando sérias crises econômicas em várias famílias.
Ainda que as empresas tenham retornado às suas atividades e muitas pessoas conseguiram superar essas dificuldades, outras famílias ainda estão sofrendo as consequências.
Sabendo dessa realidade, adote também em sua gestão de cobranças em escolas particulares ferramentas de negociação para os inadimplentes.
Por exemplo, forneça descontos nas dívidas, ofereça possibilidades de parcelamento e demais estratégias adequadas ao planejamento financeiro da instituição.
Ao facilitar o pagamento do débito, é possível não apenas proteger a relação com aquela família, como também garantir que o dinheiro devido seja realmente pago.
5. Separe os inadimplentes por grupos
Os motivos que levam uma família a deixar de pagar a mensalidade da escola são diversos: desde perda de emprego até mesmo esquecimento.
Há também famílias com pais separados, em que um assume a responsabilidade de pagar a escola, fazendo com que o outro nem saiba que existem débitos em aberto.
Para tratar cada caso corretamente, o ideal é separar esses inadimplentes em grupos, inclusive, fornecendo diferentes negociações para cada um.
Por exemplo, no caso da família que paga sempre em dia, mas devido ao esquecimento, deixou uma mensalidade em aberto. Nessa situação, sua escola pode perdoar os juros.
Ou, caso a família esteja enfrentando uma situação financeira complicada, a instituição pode oferecer uma margem de negociação mais ampla — sempre respeitando os limites financeiros do negócio.
Enfim, crie estratégias de gestão de cobranças em escolas particulares personalizadas à realidade de cada grupo.
6. Converse com as famílias
Além de separar os inadimplentes em grupos e criar abordagens personalizadas, você também deve conversar com as famílias, para entender a situação a fundo.
Por exemplo, durante essa conversa, será possível notar que a melhor estratégia é oferecer uma negociação, caso contrário, dificilmente sua escola terá acesso àquele dinheiro.
Não esqueça de criar também uma espécie de roteiro para esse encontro — que, de preferência, deve ser presencial — e sempre adotar uma postura empática e respeitosa com aqueles pais ou responsáveis.
Enfim, adote uma boa estratégia de gestão de cobranças em escolas particulares e evite prejuízos financeiros e de qualidade em sua instituição.
Conheça o módulo de Gestão de Cobranças da Educare
A Educare Box é um sistema que integra a secretaria escolar aos pais e estudantes.
Dentro do nosso sistema, temos um módulo de Gestão de Cobranças, que é uma ferramenta rápida e eficiente para você reduzir a inadimplência na sua instituição!
Funciona assim:
- Escola gera os valores das mensalidades e mensalmente;
- Sistema envia a fatura para os responsáveis/pais no aplicativo;
- Pai/responsável pode pagar por pix, boleto bancário ou e transação manual (exemplo: dinheiro, cheque e cartão de crédito pago na escola)
Além disso, tem uma régua de cobrança que lembra o pagamento das mensalidades em atraso, adiantando o trabalho de cobrança dos pais anteriormente feito pela escola. O sistema já calcula os juros e multa e cai o valor na hora para a escola, no caso de pagamentos via PIX.
Quer saber mais? Entre em contato conosco!