A equipe da sua instituição de ensino perde muito tempo com atividades procedimentais? Esse tempo poderia ser utilizado de uma forma melhor? Se as respostas forem sim, então, você deve organizar os processos da sua escola.
Inclusive, além de otimização do tempo, essa estratégia também oferece outras vantagens atrativas para todo o corpo de funcionários da instituição.
Continue lendo para descobrir quais são!
Importância da organização para gestão escolar
Durante a pandemia do coronavírus, as escolas precisaram fechar as portas físicas e adotar as aulas online para dar continuidade ao ensino dos estudantes.
Mesmo com alguns desafios e obstáculos, as instituições escolares organizadas conseguiram se adaptar mais facilmente a esse novo formato, mantendo o nível de qualidade oferecido na modalidade presencial.
No entanto, essa realidade não foi a mesma nas instituições desorganizadas, que demoraram mais tempo para se ajustar e até mesmo atrasaram o ano escolar.
Além da maior flexibilidade, a organização também é fundamental durante o início do ano, em que a diretoria escolar precisa lidar com uma série de processos — reformas, matrículas, contratação de professores…
Sem falar nos processos e problemas diários, que precisam ser superados com agilidade e eficiência, características possíveis de garantir organizando a gestão escolar.
7 motivos para organizar os processos da sua escola
Conheça abaixo mais 7 vantagens de organizar os processos da sua escola!
1. Reduz os erros processuais
Ao organizar os processos, torna-se mais fácil visualizar todas as suas etapas. E essa visão ampla dos procedimentos impede uma série de erros, sobretudo durante épocas com alta demanda.
Por exemplo, ao reunir todas as informações dos alunos em um sistema de gestão acadêmico, durante a rematrícula esses dados já estarão registrados — incluindo o contrato, que não precisará ser refeito, somente atualizado.
Assim, as chances de ocorrer algum erro relacionado aos dados do aluno e dos responsáveis são praticamente zeradas.
2. Melhora o atendimento aos pais e alunos
Fazendo um gancho com a vantagem anterior, reduzir os erros otimiza potencialmente o relacionamento com os pais e estudantes. Afinal, não haverá problemas extras a serem resolvidos, os quais demandam tempo e atenção desses responsáveis.
Além disso, ao organizar os processos da sua escola, é possível oferecer um atendimento mais assertivo e agilizado, características que ajudam a criar uma reputação positiva sobre a instituição.
Temos certeza que, investindo nessa estratégia, a quantidade de reclamações durante as reuniões de pais será bem menor.
3. Evita ruídos na comunicação
Instituições escolares de grande porte, sobretudo, são divididas em vários setores — financeiro, diretoria escolar, ensino infantil, ensino fundamental…
Por mais que atuem sobre áreas diferentes, esses departamentos não são totalmente independentes e devem se comunicar.
Por exemplo, imagine que uma turma do ensino médio decide marcar um evento de grande porte na quadra da escola, sem saber que o espaço já estava reservado para outra turma do ensino infantil.
Além de frustrante para os estudantes, uma situação como essa prejudica a reputação da instituição para com os pais.
Portanto, é fundamental organizar os processos da sua escola, concentrando as informações em um único sistema, integrando os setores e evitando falhas durante a comunicação e compartilhamento de informações.
4. Aumenta a colaboração e produtividade
A organização aumenta o fluxo dos processos, permitindo que mais atividades sejam feitas em menos tempo.
Por exemplo, diariamente os professores fazem chamadas em sala de aula, registrando as faltas e participações dos alunos.
Normalmente esse processo é feito no papel — o que triplica o trabalho dos educadores, pois há necessidade de anotar essas informações também na ata final e histórico escolar.
Com um sistema de gestão escolas, essas faltas e demais dados são computados automaticamente em todos os documentos do aluno, podendo ser acessados pelos responsáveis e estudantes a qualquer momento através da agenda digital.
Além disso, a integração contribui para uma maior colaboração dos funcionários de setores diferentes, vantagem que acelera tanto a identificação de falhas, como também a resolução dos problemas.
5. Tomadas de decisões mais estratégicas
Com os processos devidamente organizados, a diretoria escolar consegue visualizar cada procedimento, problema e necessidade com mais clareza.
Essas informações serão fundamentais durante a tomada de decisões, ajudando a gestão escolar a realizar investimentos mais assertivos e inteligentes, que realmente agreguem valor à instituição e ao ensino.
6. Aumenta a transparência interna e externa
Essa organização também contribui para a transparência da sua instituição, seja internamente entre os colaboradores, como externamente para investidores interessados.
Portanto, busque organizar as informações de modo claro e estratégico, que facilite a leitura e mostre veracidade dos dados coletados.
7. Reduz os custos
Por fim, o principal motivo para você organizar os processos da sua escola é que essa estratégia reduz significativamente os gastos — mesmo que necessite, na maioria das vezes, de um investimento inicial.
Ao organizar os processos, a instituição economiza com:
- Espaço físico: as informações estarão armazenadas em nuvens, de forma segura;
- Redução do quadro de funcionários: com a agilidade garantida pela organização, um único funcionário consegue realizar mais atividades;
- Menos erros: as falhas normalmente causam prejuízos à escola, mas, com essa estratégia será possível eliminar do orçamento esse custo.
Sem falar que, ao aumentar a produtividade dos funcionários, a instituição passa a ter mais tempo livre para investir em outras atividades, que atraiam novos alunos.
Como organizar os processos da sua escola
Ficou interessado em todas as vantagens que organizar os processos da sua escola tem a oferecer?
Então, veja abaixo algumas dicas de como implementar essa estratégia em uma instituição de ensino:
Faça um mapeamento dos processos
O primeiro passo para organizar qualquer coisa é conhecer os itens.
Então, faça um mapeamento de todos os processos realizados na sua escola, desde os mais simples aos mais complicados e burocráticos.
Para uma organização ainda mais eficiente, separe os processos conforme o setor.
Identifique os problemas e estabeleça soluções
Todos os processos estão devidamente mapeados e categorizados? Então, está na hora de buscar os problemas, desafios ou qualquer dificuldade enfrentada pelos funcionários durante a execução.
Esse diagnóstico inicial será fundamental em todas as etapas da implementação dessa estratégia, por isso, faça com cuidado!
Dica: converse com os colaboradores envolvidos em cada processo, perguntando quais são esses problemas e pedindo que eles ofereçam sugestões de soluções.
Integre os setores da escola
Uma grande vantagem de organizar os processos da sua escola é melhorar a comunicação entre os colaboradores, inclusive de setores diferentes.
Para conseguir conquistá-la, você deve integrar esses departamentos!
A tecnologia será sua aliada nesse processo, mas, fique tranquilo, pois iremos falar sobre ela mais a frente.
Capacite os profissionais
Ainda que sua estratégia de organização seja eficiente, os resultados somente serão alcançados caso os profissionais estejam capacitados.
Ofereça cursos gratuitos, marque reuniões, disponibilize materiais para estudo… adapte os funcionários para a nova realidade da instituição.
Ah! Mostre-se sempre aberto para conversar com os colaboradores acerca das novas mudanças, seja ajudando-os com a adaptação ou recebendo sugestões de melhorias.
Invista em tecnologias
Atualmente, a tecnologia é a maior aliada das empresas, inclusive das instituições escolares!
Ao investir em ferramentas tecnológicas para a gestão da escola, você consegue:
- Organizar os processos em um único sistema;
- Integrar os setores;
- Automatizar atividades e aumentar a produtividade;
- Garantir maior fluidez para os métodos de trabalho;
- Aproveitar os recursos de forma estratégica;
- Reduzir custos.
Para possuir maior eficiência, busque por soluções personalizadas para as instituições escolares, capazes de atender às necessidades intrínsecas desse modelo de negócio.
Revise as estratégias e faça mudanças necessárias
Todos os processos da sua escola estão devidamente organizados? Sua instituição está conseguindo alcançar as vantagens citadas anteriormente?
Mesmo que essa seja uma excelente notícia, devemos avisar que seu trabalho não para por aqui!
É fundamental continuar monitorando os resultados e ficar antenado às novidades na área da gestão escolar.
Afinal, novos métodos, ferramentas e estratégias surgem a todo momento, capazes de entregar resultados ainda melhores!
E sua escola deve estar em constante modernização, integrando soluções mais atualizadas e eliminando aquelas que não entregam o valor esperado.
Organize os processos da sua escola com a EducareBox
A EducareBox é uma agenda digital completa, desenvolvida especialmente para as instituições de ensino otimizarem a gestão escolar e entregarem ainda mais valor aos pais e alunos.
Para alcançar esses objetivos, nossa solução oferece às seguintes funcionalidades:
- Integração da comunicação entre pais, alunos e funcionários em um único sistema;
- Registro de todas as informações pedagógicas;
- Geração de relatórios oficiais;
- Redução dos processos para professores e diretores escolares;
- Análise do progresso dos estudantes.
Enfim, a EducareBox é uma solução completa para melhorar a organização da sua escola!
Quer saber mais informações sobre nossa ferramenta? Entre em contato conosco.
Vamos conhecer as principais dificuldades da sua instituição de ensino e te ajudar a organizar os processos da sua escola de uma vez.
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